Cas pratique : tenir la comptabilité courante d’une petite entreprise

Vous avez appris à utiliser les principales fonctions d’un logiciel comptable : paramétrer un dossier, travailler dans les journaux, enregistrer les factures, saisir les règlements, traiter la banque, effectuer un rapprochement bancaire, lettrer les comptes, consulter le grand livre et la balance, corriger les erreurs, préparer la TVA, importer ou exporter des données et protéger le dossier comptable. Il est maintenant temps de réunir toutes ces compétences. Dans ce cas pratique, vous allez tenir la comptabilité courante d’une petite entreprise pendant un mois complet, depuis les pièces justificatives jusqu’aux contrôles de fin de période.

1. Le contexte professionnel

Vous travaillez pour Atelier Nova, une petite entreprise qui vend du mobilier et réalise également des prestations d’aménagement.

2. Le dossier comptable est déjà créé

Le paramétrage général a été réalisé.

Les principaux journaux sont :

3. Les principaux comptes utilisés

4. Le travail du mois commence par les pièces

Au début du traitement, vous disposez d’un ensemble de documents.

5. Les opérations d’octobre

Voici les opérations que vous devez traiter.

6. Première mission : classer les opérations

Avant toute saisie, déterminez dans quel journal chaque opération doit être enregistrée.

7. Pourquoi les factures et les règlements sont-ils séparés ?

La facture constate :

Le règlement constate ensuite le mouvement de trésorerie qui éteint totalement ou partiellement cette créance ou cette dette.

8. Facture fournisseur du 2 octobre

Bois & Design fournit des marchandises.

9. Analyser l’écriture avant de la saisir

L’entreprise reçoit :

• des marchandises : charge d’achat ;
• une TVA déductible ;
• une dette envers le fournisseur.

10. Contrôle de l’écriture

11. Facture client Alpha du 4 octobre

Atelier Nova vend des marchandises.

12. Écriture de la vente

13. Que montre maintenant le compte client Alpha ?

Avant règlement :

L’entreprise possède donc une créance de 3 600 € sur ce client.

14. Facture Télécom Pro du 6 octobre

La dépense concerne les télécommunications.

15. Écriture Télécom Pro

16. Facture client Beta du 8 octobre

Cette fois, Atelier Nova ne vend pas des marchandises.

Elle réalise une prestation d’aménagement.

17. Choisir le bon compte de produit

La nature de l’activité est différente.

18. Écriture Client Beta

19. Facture de loyer du 10 octobre

Pour les besoins pédagogiques du cas, la facture remise indique :

20. Écriture du loyer

21. Premier contrôle après la saisie des factures

Avant de passer à la banque, vous contrôlez :

22. Situation des comptes de tiers après les factures

23. Passons maintenant à la banque

Le relevé bancaire fait apparaître plusieurs mouvements.

24. Encaissement du client Alpha

La facture de 3 600 € avait créé une créance.

Le virement reçu éteint cette créance.

25. Situation du client Alpha après règlement

26. Paiement de Bois & Design

Le fournisseur avait une créance sur Atelier Nova de 2 400 €.

Le paiement réduit la dette.

27. Encaissement partiel du client Beta

Le client Beta doit : 1 800 €.

Il verse seulement : 1 000 €.

28. Quel est le solde restant du client Beta ?

Le compte client doit donc rester débiteur de 800 €.

29. Frais bancaires du 28 octobre

Le relevé bancaire fait apparaître 24 € de frais bancaires.

Pour simplifier ce cas, le justificatif indique que les 24 € sont comptabilisés intégralement en charge bancaire.

30. Les opérations bancaires du cas

31. Variation de banque liée à ces opérations

Cela ne représente pas nécessairement le solde final de la banque : il faudrait ajouter le solde existant avant ces opérations.

32. Le lettrage du client Alpha

Le compte contient :

Les deux lignes correspondent.

Elles peuvent être lettrées ensemble.

33. Le lettrage de Bois & Design

Le compte fournisseur contient :

Le fournisseur est intégralement réglé.

34. Et le client Beta ?

La facture est de 1 800 € et le règlement de 1 000 €.

Il reste donc 800 € à recevoir.

35. Les fournisseurs encore à payer

À ce stade :

Total des dettes fournisseurs restantes :

120 + 1 200 = 1 320 €.

36. Contrôler les tiers dans le grand livre

Le grand livre permet maintenant de suivre chaque compte.

Pour le client Beta, on doit retrouver :

37. Contrôler les comptes de TVA

Les factures enregistrées font apparaître de la TVA collectée et de la TVA déductible.

38. TVA collectée du cas

39. TVA déductible du cas

40. Première approche du solde de TVA

41. Une anomalie apparaît

En consultant la balance, vous constatez que le compte 626 présente :

alors que la seule facture Télécom Pro du cas correspond à :

100 € HT.

Il faut enquêter.

42. Ne jamais corriger directement sans rechercher l’origine

Vous ouvrez le grand livre du compte 626.

Vous trouvez :

La pièce justificative indique :

100 € HT.

L’erreur est identifiée.

43. Que faut-il contrôler avant la correction ?

44. Écriture en brouillard ou écriture validée ?

La méthode de correction dépend notamment du statut de l’écriture.

45. Pourquoi cette distinction est-elle importante ?

En comptabilité informatisée, la procédure de validation assure le caractère définitif de l’enregistrement.

46. Dans notre cas pratique

Pour poursuivre simplement le cas, supposons que l’écriture est encore en brouillard.

Vous corrigez :

Puis vous contrôlez à nouveau la pièce et l’équilibre.

47. Pourquoi faut-il refaire les contrôles après correction ?

Une correction peut elle-même créer une nouvelle erreur.

Après correction, il faut donc vérifier :

48. Contrôle du chiffre d’affaires enregistré

Dans ce cas, les produits enregistrés sont :

49. Contrôle des charges présentées dans le cas

50. Peut-on en déduire directement le résultat comptable de l’entreprise ?

La différence :

4 500 − 3 124 = 1 376 €

ne représente ici que la différence entre les produits et charges présentés dans ce cas simplifié.

La comptabilité réelle peut contenir d’autres opérations :

• salaires ;
• cotisations ;
• assurances ;
• amortissements ;
• impôts ;
• stocks ;
• charges financières ;
• autres charges et produits ;
• écritures d’inventaire.

51. Contrôler la balance

La balance permet de vérifier la cohérence globale des comptes enregistrés.

Vous devez notamment examiner :

52. La balance doit être équilibrée

Mais souvenez-vous :

53. Pourquoi une balance équilibrée peut-elle contenir une erreur ?

Supposons qu’une charge de 500 € soit enregistrée dans le compte 626 au lieu du compte 613.

L’écriture reste équilibrée.

Mais la nature de la charge est fausse.

54. Contrôler les comptes clients

À la fin du cas :

Cela signifie :

• Alpha a réglé sa facture ;
• Beta doit encore 800 €.

55. Contrôler les comptes fournisseurs

L’entreprise doit donc encore :

1 320 € aux fournisseurs présentés dans le cas.

56. Un solde n’est jamais analysé uniquement par son chiffre

Si Télécom Pro présente un solde de 120 €, vous devez pouvoir répondre :

57. Rapprocher la banque

La comptabilité indique les mouvements du compte 512.

Le relevé bancaire indique les mouvements constatés par la banque.

Le rapprochement permet de comparer les deux.

58. Les quatre mouvements du relevé sont-ils comptabilisés ?

Pour ces quatre opérations, aucun écart n’est constaté.

59. Et si les frais bancaires avaient été oubliés ?

Le relevé comporterait une sortie de 24 € absente de la comptabilité.

Il faudrait :

60. Contrôler les pièces justificatives

Chaque écriture doit pouvoir être reliée à son justificatif.

61. Pourquoi conserver la référence de la pièce dans l’écriture ?

Quelques mois plus tard, vous consultez :

La référence de pièce permet de retrouver rapidement la facture Bois & Design correspondante.

62. Préparer le contrôle de TVA

Vous consultez notamment :

63. Pourquoi ne pas simplement prendre le solde d’un compte de TVA ?

Parce qu’il faut comprendre ce qui compose le montant.

Un solde inhabituel peut révéler :

64. Contrôle croisé ventes / TVA

Pour les opérations du cas taxées à 20 % :

Les montants sont cohérents dans le cadre simplifié du cas.

65. Contrôle croisé achats / TVA

Bases soumises à 20 % dans le cas :

66. La cohérence arithmétique ne suffit toujours pas

67. Valider les écritures

Une fois les contrôles effectués, les écritures peuvent être validées selon la procédure du logiciel et l’organisation comptable.

En comptabilité informatisée, elle participe au caractère définitif des enregistrements.

68. Avant validation définitive

69. Sauvegarder le travail

Après le traitement et les contrôles, le dossier doit être couvert par la stratégie de sauvegarde de l’entreprise.

Il ne s’agit pas simplement de créer :

compta_octobre_final_vrai_final.zip

sur le même ordinateur.

70. Ce qui doit pouvoir être récupéré

Selon l’organisation et le logiciel :

71. Archiver les pièces

Les documents du mois doivent rester :

72. Le traitement du mois est-il terminé ?

À la fin du cas, vous devez pouvoir expliquer :

73. Le cycle comptable courant

74. Le logiciel automatise une partie du cycle

Il peut :

75. Mais le logiciel ne connaît pas toujours la réalité économique

Un mouvement de 1 200 € peut être :

76. Les cinq questions à se poser devant une opération

77. Exemple : un virement entrant de 1 000 €

Vous ne devez pas conclure :

Dans notre cas, le virement correspond au règlement partiel d’une facture Beta déjà comptabilisée.

Le produit a donc déjà été enregistré lors de la facture.

78. Exemple : une sortie bancaire de 2 400 €

Elle ne constitue pas automatiquement une nouvelle charge.

Dans notre cas :

79. Ce raisonnement évite une erreur fondamentale

80. Tableau final des tiers

81. Tableau final des principaux contrôles

82. La méthode professionnelle mensuelle

83. Les erreurs que ce cas doit vous apprendre à éviter

84. Checklist de fin de mois

85. Ce qu’il faut retenir

Fin du chapitre

Ce cas pratique mobilise les compétences étudiées tout au long du chapitre « Utiliser un logiciel de comptabilité ».

La prochaine étape consiste à consolider cette compétence par des exercices progressifs d’application, d’entraînement et de synthèse.