Saisir une facture fournisseur
Une facture fournisseur arrive dans l’entreprise. Il faut maintenant la transformer en une écriture comptable correcte. Dans un logiciel de comptabilité, cette opération peut sembler simple : choisir un fournisseur, saisir une date, un montant et valider. Mais derrière ces quelques champs se trouvent plusieurs décisions comptables : identifier la nature de l’achat, déterminer le compte à utiliser, traiter correctement la TVA, enregistrer la dette envers le fournisseur, renseigner la bonne date et la bonne référence, puis contrôler l’écriture produite par le logiciel. Ce cours vous apprend à réaliser toute cette opération, depuis la lecture de la facture jusqu’au contrôle de l’écriture, sans dépendre d’une marque particulière de logiciel.
- identifier les informations utiles sur une facture fournisseur ;
- effectuer les contrôles essentiels avant la saisie ;
- distinguer date de facture, date d’échéance et date de saisie ;
- choisir le fournisseur et vérifier sa fiche ;
- déterminer le compte de charge ou d’immobilisation approprié ;
- identifier le traitement de TVA applicable ;
- saisir une facture HT, TVA et TTC ;
- comprendre l’écriture générée par le logiciel ;
- saisir une facture comportant plusieurs natures d’achats ;
- traiter une facture comportant plusieurs taux de TVA ;
- comprendre le traitement d’une facture sans TVA déductible ;
- éviter les doublons de factures ;
- contrôler l’équilibre et la cohérence de l’écriture ;
- distinguer saisie, contrôle et validation ;
- repérer les principales erreurs avant qu’elles deviennent définitives.
1. Que signifie « saisir une facture fournisseur » ?
Une entreprise reçoit une facture parce qu’elle a acheté un bien ou bénéficié d’un service.
La comptabilité doit traduire cette opération.
Saisie d’une facture fournisseur
Opération consistant à enregistrer dans la comptabilité les informations et conséquences comptables d’une facture reçue d’un fournisseur.
Dans une situation classique, l’écriture constate simultanément :
- un achat, une charge ou éventuellement une immobilisation ;
- la TVA déductible lorsqu’elle est récupérable ;
- une dette envers le fournisseur.
La saisie comptable n’est pas la recopie de la facture. Elle consiste à traduire comptablement ce que représente la facture.
2. Le processus complet
Une bonne saisie suit une logique précise.
1. Recevoir la facture
↓
2. Identifier le document
↓
3. Contrôler les informations utiles
↓
4. Comprendre la nature de l’achat
↓
5. Choisir le fournisseur
↓
6. Déterminer l’imputation comptable
↓
7. Traiter la TVA
↓
8. Saisir l’opération
↓
9. Contrôler l’écriture
↓
10. Valider selon la procédure prévue
La rapidité vient ensuite.
Au départ, il faut surtout apprendre à effectuer correctement chaque étape.
3. Commencer par lire la facture
Avant d’ouvrir un écran de saisie, il faut comprendre le document.
Fournisseur : BuroPlus
Facture : BP-4587
Date : 8 octobre 2026
Fournitures de bureau HT : 500 €
TVA 20 % : 100 €
Total TTC : 600 €
Échéance : 7 novembre 2026
Ces informations n’ont pas toutes la même fonction comptable.
4. Identifier les informations nécessaires
| Information | Utilité |
|---|---|
| Fournisseur | Identifier le tiers concerné |
| Numéro de facture | Identifier la pièce et faciliter les contrôles |
| Date de facture | Dater l’opération selon les règles applicables |
| Nature de l’achat | Déterminer l’imputation comptable |
| Montant HT | Déterminer la base de l’achat et de la TVA |
| TVA | Déterminer son traitement comptable lorsqu’elle est applicable |
| TTC | Déterminer notamment le montant total dû au fournisseur |
| Échéance | Suivre la date prévue de règlement |
5. Contrôler avant de saisir
Une facture ne doit pas être comptabilisée simplement parce qu’un document porte le mot « facture ».
Il faut effectuer les contrôles prévus par l’organisation.
Il faut notamment vérifier :
- l’identité du fournisseur ;
- que la facture concerne bien l’entreprise ;
- la référence de la facture ;
- la date ;
- la nature des biens ou services facturés ;
- les montants HT ;
- les taux et montants de TVA lorsqu’ils sont applicables ;
- le total TTC ;
- les éventuelles réductions ;
- les conditions de règlement ;
- la cohérence avec la commande, la livraison ou la prestation lorsque ces contrôles sont prévus.
Contrôler une facture avant de la comptabiliser évite de transformer une anomalie documentaire en anomalie comptable.
6. Attention au doublon
Avant toute saisie, il faut également vérifier que la facture n’a pas déjà été enregistrée.
Vous recevez :
BuroPlus — facture BP-4587 — 600 €
La facture a déjà été envoyée une première fois par courrier électronique.
Le fournisseur l’envoie ensuite une seconde fois en pièce jointe d’un rappel.
Si les deux documents sont saisis, l’entreprise comptabilise deux fois :
- la charge ;
- la TVA éventuelle ;
- la dette fournisseur.
7. Comment détecter un doublon ?
Le logiciel peut proposer des contrôles automatiques.
Mais l’utilisateur doit comprendre les critères utiles.
- même fournisseur ;
- même numéro de facture ;
- même date ;
- même montant ;
- même référence de pièce ;
- même nature d’achat.
Deux factures distinctes peuvent parfois présenter le même montant.
À l’inverse, un doublon peut échapper au contrôle automatique si la référence a été saisie différemment.
8. Choisir le bon journal
Dans l’organisation étudiée au cours précédent, une facture fournisseur est saisie dans :
Journal d’achats
Journal auxiliaire utilisé pour enregistrer les factures et avoirs fournisseurs selon l’organisation comptable retenue.
Le code peut par exemple être :
AC
Mais un autre logiciel ou une autre entreprise peut utiliser un code différent.
9. Choisir le fournisseur
Le logiciel demande généralement d’identifier le fournisseur concerné.
Fournisseur : BuroPlus
Compte auxiliaire : BUROPLUS
Compte collectif associé : 401 — Fournisseurs
Selon l’organisation du logiciel, la sélection du fournisseur peut automatiquement déterminer le compte collectif correspondant.
10. Que faire si le fournisseur n’existe pas ?
Il ne faut pas choisir un autre fournisseur simplement pour pouvoir continuer.
Il faut appliquer la procédure de création d’un tiers.
La fiche peut notamment comporter :
- nom ou raison sociale ;
- adresse ;
- identifiants nécessaires ;
- coordonnées ;
- conditions de règlement ;
- compte collectif ;
- paramètres comptables ou fiscaux utiles ;
- coordonnées bancaires lorsque nécessaires et vérifiées.
11. Date de facture, date de saisie et échéance
Ces trois dates ne doivent pas être confondues.
Date de facture
Date portée sur la facture et utilisée dans le traitement comptable selon les règles applicables.
Date de saisie
Date à laquelle l’utilisateur effectue matériellement la saisie dans le logiciel.
Date d’échéance
Date prévue pour le règlement de la dette.
Facture datée du : 8 octobre
Saisie dans le logiciel le : 12 octobre
Échéance : 7 novembre
Ces dates ont des fonctions différentes.
12. La référence de la pièce
La référence de facture permet d’identifier le document source.
Référence fournisseur : BP-4587
Cette référence facilite :
- la recherche de la facture ;
- le contrôle des doublons ;
- le rapprochement avec la pièce justificative ;
- les contrôles ultérieurs ;
- le chemin de révision.
13. Comprendre la nature de l’achat
C’est l’une des étapes les plus importantes.
Le fournisseur ne détermine pas à lui seul le compte à utiliser.
Un fournisseur informatique peut vendre :
- des fournitures ;
- un abonnement logiciel ;
- une prestation de maintenance ;
- du petit matériel ;
- une immobilisation.
Ces opérations ne sont pas nécessairement comptabilisées dans le même compte.
On choisit un compte en fonction de la nature réelle de l’opération, pas uniquement du nom du fournisseur.
14. Le logiciel peut proposer un compte
La fiche fournisseur peut contenir un compte habituel.
Fournisseur : BuroPlus
Compte proposé : 6064 — Fournitures administratives
Pour une facture de papier, stylos et classeurs, cette proposition peut être cohérente.
Mais l’utilisateur doit tout de même examiner la facture.
15. Le compte proposé peut être faux pour une facture particulière
BuroPlus vend habituellement des fournitures administratives.
Cette fois, l’entreprise lui achète un équipement important destiné à être utilisé durablement.
Le logiciel continue éventuellement à proposer :
6064 — Fournitures administratives.
La proposition habituelle doit alors être remise en question.
16. Charge ou immobilisation ?
Toutes les factures fournisseurs ne correspondent pas à une charge.
Charge
Consommation de biens ou services liée à l’activité de l’exercice, selon la nature de l’opération.
Immobilisation
Élément destiné à servir durablement à l’activité de l’entreprise et répondant aux conditions de comptabilisation applicables.
Papier pour imprimante : charge.
Machine destinée à être utilisée plusieurs années : elle peut relever des immobilisations si les conditions sont réunies.
Le fait qu’un document soit une facture fournisseur ne signifie pas que son montant doit obligatoirement être enregistré dans un compte de classe 6.
17. Identifier la TVA
Après avoir déterminé la nature de l’achat, il faut analyser la TVA.
La facture peut comporter :
- un montant HT ;
- un ou plusieurs taux de TVA ;
- un ou plusieurs montants de TVA ;
- un total TTC.
Il faut également déterminer si la TVA est effectivement déductible pour l’entreprise et l’opération concernée.
18. Exemple simple avec TVA à 20 %
Fournitures administratives : 500 € HT
TVA 20 % :
500 × 20 % = 100 €
TTC :
500 + 100 = 600 €
Si la TVA est déductible, l’écriture classique est :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6064 | Fournitures administratives | 500 € | — |
| 44566 | TVA déductible sur autres biens et services | 100 € | — |
| 401 | Fournisseur | — | 600 € |
19. Comprendre cette écriture
Il ne faut pas apprendre le tableau mécaniquement.
6064 au débit : 500 €
L’entreprise constate la charge correspondant aux fournitures achetées.
44566 au débit : 100 €
Elle constate la TVA déductible lorsque les conditions de déduction sont réunies.
401 au crédit : 600 €
Elle constate la dette totale envers le fournisseur.
Le fournisseur réclame bien :
600 € TTC.
20. Vérifier l’équilibre
Débit :
500 + 100 = 600 €
Crédit :
600 €
L’écriture est équilibrée.
Un mauvais compte de charge ou un mauvais traitement de TVA peut également produire une écriture parfaitement équilibrée.
21. Comment le logiciel peut présenter la saisie
L’interface varie, mais on peut retrouver des champs tels que :
- journal ;
- date ;
- fournisseur ;
- référence de facture ;
- libellé ;
- date d’échéance ;
- compte d’achat ou d’immobilisation ;
- montant HT ;
- code ou taux de TVA ;
- montant de TVA ;
- montant TTC ;
- mode de règlement ;
- pièce justificative jointe.
Certains logiciels demandent une saisie ligne par ligne.
D’autres proposent un formulaire de facture qui génère ensuite l’écriture.
L’interface peut changer. La logique comptable reste la même.
22. Saisie ligne par ligne
Dans un logiciel traditionnel, l’utilisateur peut saisir directement les lignes de l’écriture.
Journal : AC
Date : 08/10/2026
Pièce : BP-4587
Libellé : BuroPlus — fournitures bureau
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6064 | 500 € | — |
| 44566 | 100 € | — |
| 401 BUROPLUS | — | 600 € |
23. Saisie assistée
Dans un logiciel plus automatisé, l’utilisateur peut simplement renseigner :
Fournisseur : BuroPlus
Date : 08/10/2026
Facture : BP-4587
Compte : 6064
HT : 500 €
TVA : 20 %
TTC : 600 €
Le logiciel génère alors les différentes lignes comptables.
L’utilisateur doit vérifier l’écriture produite.
24. Vérifier le calcul de TVA
Même lorsque le logiciel calcule automatiquement, un contrôle de cohérence est utile.
HT : 1 250 €
TVA 20 % :
1 250 × 0,20 = 250 €
TTC :
1 250 + 250 = 1 500 €
Si le logiciel affiche :
1 375 € TTC,
il faut rechercher la raison de l’écart avant validation.
25. Une facture peut comporter plusieurs natures d’achats
Une facture fournisseur ne correspond pas toujours à un seul compte.
Fournitures administratives : 300 € HT
Entretien : 200 € HT
Total HT : 500 €
TVA 20 % : 100 €
TTC : 600 €
L’écriture peut nécessiter plusieurs comptes de charges.
26. Exemple d’écriture avec plusieurs charges
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6064 — Fournitures administratives | 300 € | — |
| Compte d’entretien approprié | 200 € | — |
| 44566 — TVA déductible | 100 € | — |
| 401 — Fournisseur | — | 600 € |
Une facture = une pièce, mais pas nécessairement une seule ligne de charge.
27. Une facture peut comporter plusieurs taux de TVA
Il est également possible qu’une même facture comporte plusieurs traitements de TVA.
Ligne A : 1 000 € HT à 20 %
TVA : 200 €
Ligne B : 500 € HT à 10 %
TVA : 50 €
Total HT : 1 500 €
TVA totale : 250 €
TTC : 1 750 €
28. Pourquoi ne pas appliquer 20 % au total ?
Si l’utilisateur applique 20 % sur 1 500 € :
1 500 × 20 % = 300 €.
Or la facture comporte :
250 € de TVA.
L’écart est :
300 − 250 = 50 €.
29. TVA non déductible : ne pas utiliser automatiquement 44566
Le fait qu’une facture comporte de la TVA ne signifie pas automatiquement que l’entreprise peut la déduire.
Le droit à déduction dépend notamment de la situation de l’entreprise, de la nature de la dépense et des règles fiscales applicables.
TVA mentionnée sur une facture ≠ TVA automatiquement déductible.
Lorsqu’une TVA n’est pas récupérable, son traitement comptable doit être adapté.
30. Exemple simplifié de TVA non récupérable
Supposons une dépense :
HT : 100 €
TVA facturée : 20 €
TTC : 120 €
Dans l’hypothèse où cette TVA n’est pas déductible, elle ne doit pas être enregistrée comme une créance de TVA déductible.
Le coût comptabilisé doit alors intégrer la TVA non récupérable selon la nature de l’opération et les règles applicables.
31. Achat d’une immobilisation et TVA
Lorsqu’une facture concerne une immobilisation, le traitement peut également utiliser un compte de TVA adapté aux immobilisations.
Machine : 10 000 € HT
TVA 20 % : 2 000 €
TTC : 12 000 €
Dans une situation où la TVA est intégralement déductible, on peut notamment retrouver :
| Nature | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Compte d’immobilisation approprié | 10 000 € | — |
| TVA déductible sur immobilisations | 2 000 € | — |
| Fournisseur d’immobilisations | — | 12 000 € |
Le logiciel doit traduire la nature réelle de l’achat : charge et immobilisation ne sont pas interchangeables.
32. Une facture peut contenir une remise
Prix brut : 1 000 €
Remise commerciale de 10 % : 100 €
Net commercial HT : 900 €
TVA 20 % : 180 €
TTC : 1 080 €
La saisie doit respecter les montants réellement facturés et leur traitement comptable.
Il ne faut pas enregistrer 1 000 € de charge si le montant net comptabilisé de l’achat est de 900 € dans cette situation.
33. Une facture peut comporter des frais accessoires
Transport, emballage, assurance ou autres frais peuvent apparaître sur la facture.
Leur traitement dépend de leur nature et de l’opération concernée.
Marchandises : 1 000 €
Transport facturé : 100 €
Base HT totale : 1 100 €
L’utilisateur doit déterminer comment ces frais doivent être comptabilisés, plutôt que de les ignorer ou de les affecter automatiquement au premier compte proposé.
34. Joindre la pièce justificative
Les logiciels modernes permettent souvent d’associer le document numérique à l’écriture.
Écriture comptable
↕
Facture PDF ou document électronique
Cette association facilite :
- la consultation ;
- le contrôle ;
- la recherche ;
- la justification de l’écriture ;
- le travail collaboratif ;
- le chemin de révision.
La pièce justifie l’opération ; l’imputation doit toujours être contrôlée.
35. La reconnaissance automatique des factures
Certains logiciels peuvent lire automatiquement une facture et proposer :
- le fournisseur ;
- la date ;
- le numéro de facture ;
- les montants ;
- la TVA ;
- un compte comptable ;
- une échéance.
Ces fonctions peuvent utiliser la reconnaissance de caractères, des règles, des modèles ou des mécanismes d’automatisation plus avancés.
36. Proposition automatique ne signifie pas validation automatique
Le logiciel lit :
Facture : 1 200 € TTC
et propose :
Compte : 6064
TVA : 20 %
L’utilisateur doit encore vérifier :
- la nature de l’achat ;
- le fournisseur ;
- la référence ;
- la date ;
- le compte ;
- la TVA ;
- les montants ;
- l’échéance.
Automatiser la lecture ne supprime pas le contrôle comptable.
37. Le rôle de l’échéance
Une facture enregistrée crée généralement une dette fournisseur tant qu’elle n’est pas réglée.
La date d’échéance permet de savoir quand le paiement est prévu.
Facture : 600 €
Date : 08/10/2026
Échéance : 07/11/2026
Le logiciel peut ensuite utiliser cette information dans :
- l’échéancier fournisseurs ;
- les prévisions de paiement ;
- le suivi de trésorerie ;
- les alertes ;
- les propositions de règlement.
38. La facture n’est pas payée au moment de sa saisie
Dans notre exemple :
Le compte fournisseur est crédité : 600 €.
Cela signifie que l’entreprise a une dette envers BuroPlus.
La saisie de la facture ne signifie pas que cette dette a déjà été payée.
comptabiliser la facture et comptabiliser son règlement.
39. Que se passera-t-il lors du règlement ?
Lorsque l’entreprise paiera les 600 € par banque, une nouvelle opération sera enregistrée.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 401 — Fournisseur | 600 € | — |
| 512 — Banque | — | 600 € |
La dette fournisseur est alors soldée si le paiement correspond exactement à la facture.
40. Contrôler la saisie avant validation
Avant validation, il faut relire l’opération.
Contrôle documentaire
- bon fournisseur ;
- bonne facture ;
- bonne date ;
- bonne référence ;
- bon montant ;
- bonne échéance.
Contrôle comptable
- bon journal ;
- bon compte de charge ou d’immobilisation ;
- bon compte fournisseur ;
- bonne TVA ;
- débit et crédit cohérents ;
- écriture équilibrée.
Contrôle de cohérence
- absence de doublon ;
- pièce justificative disponible ;
- nature de l’achat comprise ;
- automatisme vérifié ;
- montants cohérents avec la facture.
41. Utiliser la balance de contrôle mentale
Même si le logiciel effectue les calculs, l’utilisateur peut raisonner rapidement.
Facture : 600 € TTC
Le fournisseur doit être crédité de : 600 €.
Les débits doivent donc totaliser : 600 €.
Charge : 500 €
TVA : 100 €
500 + 100 = 600 €.
Cette vérification simple permet de détecter de nombreuses anomalies.
42. Cas d’erreur : mauvais montant TTC
Facture réelle :
HT : 500 €
TVA : 100 €
TTC : 600 €
Saisie :
HT : 500 €
TVA : 100 €
Fournisseur : 650 €
Le logiciel devrait signaler un déséquilibre de :
650 − 600 = 50 €.
L’écriture ne doit pas être « équilibrée artificiellement » en ajoutant 50 € dans un compte quelconque.
43. Cas d’erreur : mauvais compte de charge
Facture d’électricité : 1 200 € TTC.
L’utilisateur saisit correctement :
- le montant HT ;
- la TVA ;
- le fournisseur ;
mais utilise un compte de fournitures administratives.
L’écriture peut être équilibrée.
La dette fournisseur peut être correcte.
La TVA peut être correcte.
Mais la nature de la charge est mal classée.
Le contrôle comptable ne consiste donc pas uniquement à rechercher les écritures déséquilibrées.
44. Cas d’erreur : mauvais fournisseur
Deux fournisseurs ont des noms proches :
Alpha Services
Alpha Solutions
L’utilisateur choisit le mauvais tiers.
Les comptes de charges et de TVA peuvent être corrects, mais la dette apparaît sur le mauvais fournisseur.
Cela fausse notamment :
- le suivi des dettes ;
- l’échéancier ;
- le lettrage ;
- les propositions de paiement ;
- les contrôles fournisseurs.
45. Cas d’erreur : mauvaise date
Facture datée : 31 décembre 2026
Utilisateur saisit : 3 janvier 2027 comme date comptable sans analyser la situation.
L’opération peut alors être rattachée à une mauvaise période ou à un mauvais exercice.
46. Cas d’erreur : facture saisie deux fois
Première saisie :
BP-4587 — 600 €
Deuxième saisie :
BP4587 — 600 €
L’absence du tiret peut parfois empêcher un contrôle automatique fondé uniquement sur l’égalité exacte de la référence.
Le contrôle humain reste nécessaire : fournisseur + date + montant + référence + pièce.
47. Cas d’erreur : mauvais taux de TVA
Base : 1 000 €
TVA réelle : 20 % = 200 €
Code sélectionné par erreur : 10 %
Le logiciel calcule :
1 000 × 10 % = 100 €.
Il a parfaitement appliqué le mauvais paramètre choisi.
48. Cas professionnel complet
L’entreprise reçoit la facture suivante :
Fournisseur : OfficePro
Facture : OP-7825
Date : 15 octobre 2026
Fournitures administratives : 700 € HT
TVA 20 % : 140 €
TTC : 840 €
Échéance : 14 novembre 2026
Étape 1 — Contrôler le document
L’utilisateur vérifie le fournisseur, la référence, la date, les montants, la nature de l’achat et les informations nécessaires.
Étape 2 — Rechercher un doublon
La facture OP-7825 n’est pas déjà enregistrée.
Étape 3 — Choisir le journal
Journal : AC — Achats.
Étape 4 — Choisir le fournisseur
OfficePro existe déjà dans la base fournisseurs.
Étape 5 — Déterminer l’imputation
Les biens facturés sont des fournitures administratives.
Le compte approprié est sélectionné selon le plan de comptes de l’entreprise.
Étape 6 — Contrôler la TVA
700 × 20 % = 140 €.
700 + 140 = 840 €.
Étape 7 — Saisir
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6064 — Fournitures administratives | 700 € | — |
| 44566 — TVA déductible | 140 € | — |
| 401 — OfficePro | — | 840 € |
Étape 8 — Contrôler
Débit :
700 + 140 = 840 €
Crédit :
840 €
L’écriture est équilibrée.
L’utilisateur contrôle également le fournisseur, le compte, la TVA, la date, la référence, l’échéance et la pièce justificative.
Étape 9 — Valider selon la procédure
Une fois les contrôles effectués, l’écriture peut suivre le processus de validation prévu par l’organisation.
49. Méthode professionnelle de saisie
- Identifier la facture et le fournisseur.
- Vérifier que le document concerne bien l’entreprise.
- Contrôler les informations et montants essentiels.
- Rechercher un éventuel doublon.
- Choisir le journal d’achats prévu.
- Sélectionner le bon fournisseur.
- Analyser la nature de chaque achat.
- Choisir le ou les comptes appropriés.
- Déterminer le traitement de TVA applicable.
- Saisir date, référence, libellé, montants et échéance.
- Joindre la pièce lorsque le système le permet et que la procédure le prévoit.
- Contrôler l’écriture générée.
- Vérifier l’équilibre débit/crédit.
- Vérifier la cohérence comptable, pas seulement l’équilibre.
- Valider uniquement lorsque l’ensemble est correct.
50. Les erreurs les plus fréquentes
Conséquence : mauvais compte, mauvaise TVA ou information incorrecte.
Conséquence : double charge, double TVA et double dette.
Conséquence : la dette apparaît sur le mauvais compte auxiliaire.
Conséquence : l’opération peut être enregistrée dans une mauvaise catégorie comptable.
Conséquence : mauvaise représentation comptable de l’opération.
Conséquence : déduction comptabilisée alors que les conditions peuvent ne pas être réunies.
Conséquence : montant de TVA incorrect.
Conséquence : mauvais rattachement temporel ou mauvais suivi de la dette.
Conséquence : la dette fournisseur n’apparaît pas correctement.
Conséquence : une écriture mal imputée peut être validée simplement parce que débit = crédit.
51. La checklist avant validation
- □ bon journal ;
- □ bon fournisseur ;
- □ absence de doublon ;
- □ bonne date ;
- □ bonne référence de facture ;
- □ bon libellé ;
- □ bonne échéance ;
- □ nature de l’achat comprise ;
- □ bon compte de charge ou d’immobilisation ;
- □ bon traitement de TVA ;
- □ montant HT correct ;
- □ TVA correcte ;
- □ TTC correct ;
- □ dette fournisseur correcte ;
- □ débit = crédit ;
- □ pièce justificative disponible ;
- □ automatisations proposées vérifiées.
52. Ce qu’il faut retenir
À retenir
- Saisir une facture signifie traduire comptablement un document fournisseur.
- La facture doit être contrôlée avant sa saisie.
- Il faut rechercher les doublons avant d’enregistrer une nouvelle pièce.
- Une facture fournisseur est généralement enregistrée dans le journal d’achats de l’organisation étudiée.
- Le fournisseur doit être correctement identifié.
- Le compte dépend de la nature de l’achat, pas seulement du fournisseur.
- Une facture peut concerner une charge ou une immobilisation.
- Une facture peut nécessiter plusieurs comptes.
- Elle peut comporter plusieurs taux de TVA.
- TVA facturée ne signifie pas automatiquement TVA déductible.
- Le compte fournisseur constate la dette TTC.
- La facture et son règlement sont deux opérations distinctes.
- Une saisie assistée ou automatisée doit toujours être contrôlée.
- Une écriture équilibrée peut être comptablement incorrecte.
- Date de facture, date de saisie et échéance ont des fonctions différentes.
- La référence de facture participe à la traçabilité et au contrôle des doublons.
- La pièce justificative doit pouvoir être reliée à l’écriture.
- Le contrôle doit précéder la validation.
Mini-test
Voir la réponse
600 €, car la dette envers le fournisseur correspond au montant TTC à payer.
Voir la réponse
Non. Il faut vérifier la nature réelle de l’achat. Un même fournisseur peut facturer des opérations relevant de comptes différents.
Voir la réponse
Non. Il faut vérifier que les conditions de déduction sont réunies pour l’entreprise et l’opération concernée.
Voir la réponse
Non. Une même facture peut comporter plusieurs natures d’achats et nécessiter plusieurs imputations.
Voir la réponse
Non. Il faut distinguer la date de facture, la date à laquelle la saisie est effectuée et la date d’échéance du règlement.
Voir la réponse
Non. Le montant constitue seulement un indice. Il faut également vérifier le fournisseur, la référence, la date et les pièces.
Voir la réponse
Non. Il faut déterminer si elle répond aux conditions de comptabilisation d’une immobilisation.
Voir la réponse
Non. Le journal, le fournisseur, les comptes, la TVA, les dates ou les montants peuvent être incorrects malgré l’équilibre.
Voir la réponse
Pas si la facture n’est pas encore réglée. La facture constate d’abord la dette fournisseur. Le règlement constituera une opération distincte.
Voir la réponse
Comparer systématiquement la pièce justificative avec l’écriture : journal, fournisseur, date, référence, nature de l’achat, comptes, TVA, HT, TTC, échéance et équilibre.
Compétence acquise
Vous savez désormais prendre une facture fournisseur et la transformer en une écriture comptable contrôlée dans un logiciel.
Vous êtes capable de lire la pièce, identifier le fournisseur, déterminer la nature de l’achat, choisir l’imputation appropriée, analyser la TVA, saisir les montants, comprendre l’écriture générée et contrôler sa cohérence avant validation.
Vous savez également qu’un logiciel peut accélérer ou automatiser la saisie, mais qu’il ne remplace pas le raisonnement comptable.
La suite
Vous savez maintenant enregistrer une facture fournisseur et comprendre ce que le logiciel fait de chaque information saisie.
La compétence suivante du chapitre permettra de poursuivre progressivement la tenue d’une comptabilité dans le logiciel.
Exercices du cours
Entraînez-vous avec 15 exercices progressifs. Ouvrez un exercice pour répondre, puis afficher sa correction.