Les travaux d’inventaire
À la clôture d’un exercice comptable, les comptes enregistrés tout au long de l’année ne peuvent pas toujours être utilisés tels quels. Certaines charges ou certains produits concernent l’exercice suivant, tandis que d’autres appartiennent à l’exercice qui se termine alors qu’aucune facture n’a encore été enregistrée. Des créances peuvent également perdre de leur valeur et certains risques doivent être pris en compte. Les travaux d’inventaire permettent d’effectuer ces régularisations avant d’établir les comptes annuels.
- comprendre pourquoi les comptes doivent être régularisés à la clôture ;
- rattacher les charges et les produits au bon exercice ;
- comptabiliser les charges constatées d’avance ;
- comptabiliser les produits constatés d’avance ;
- traiter les factures non parvenues ;
- traiter les factures à établir ;
- identifier et enregistrer les charges à payer ;
- identifier et enregistrer les produits à recevoir ;
- traiter les créances douteuses et irrécouvrables ;
- calculer et comptabiliser la dépréciation d’une créance ;
- comprendre le fonctionnement des provisions pour risques et charges.
L’idée essentielle du chapitre
La comptabilité doit présenter une image aussi fidèle que possible de la situation de l’entreprise à la date de clôture.
Il faut donc attribuer à chaque exercice les charges et les produits qui le concernent réellement, même lorsque les factures et les paiements ne coïncident pas exactement avec la date de clôture.
Les 10 cours du chapitre
Pourquoi régulariser les comptes ?
Comprendre pourquoi certaines opérations doivent être corrigées ou complétées à la clôture avant d’établir les comptes annuels.
Cours 2Les charges constatées d’avance (CCA)
Identifier les charges déjà enregistrées pendant l’exercice mais qui concernent en réalité tout ou partie de l’exercice suivant.
Cours 3Les produits constatés d’avance (PCA)
Traiter les produits déjà comptabilisés alors qu’ils concernent tout ou partie d’une période future.
Cours 4Les factures non parvenues (FNP)
Comptabiliser une charge qui appartient à l’exercice alors que la facture du fournisseur n’est pas encore parvenue.
Cours 5Les factures à établir (FAE)
Comptabiliser un produit appartenant à l’exercice alors que la facture client n’a pas encore été établie.
Cours 6Les charges à payer
Identifier les charges qui concernent l’exercice clôturé mais qui n’ont pas encore été entièrement comptabilisées ou réglées.
Cours 7Les produits à recevoir
Identifier les produits acquis à l’entreprise au titre de l’exercice mais qui ne sont pas encore totalement enregistrés.
Cours 8Créances douteuses et irrécouvrables
Distinguer une créance simplement impayée, une créance devenue douteuse et une créance définitivement irrécouvrable.
Cours 9Dépréciation des créances
Évaluer le risque de non-recouvrement d’une créance et comptabiliser la perte de valeur estimée.
Cours 10Les provisions pour risques et charges
Comprendre comment la comptabilité prend en compte certains risques et obligations probables dont le montant ou l’échéance restent incertains.
Pourquoi ce chapitre est important
Pendant l’année, les opérations sont généralement enregistrées à partir des factures, relevés bancaires et autres justificatifs.
Mais la date d’une facture ou d’un paiement ne correspond pas toujours exactement à la période économique concernée.
Une entreprise paie en octobre N une assurance de 1 200 € couvrant la période du 1er octobre N au 30 septembre N+1.
Les 1 200 € ont été enregistrés pendant l’exercice N.
Pourtant, au 31 décembre N, seuls trois mois d’assurance concernent réellement N.
Les neuf mois suivants concernent N+1.
Si aucune régularisation n’était effectuée, l’exercice N supporterait une charge qui appartient en partie à l’exercice suivant.
Le principe de séparation des exercices
Une question à toujours se poser
À quel exercice cette charge ou ce produit appartient-il réellement ?
Cette question est au cœur des travaux d’inventaire.
Deux grandes questions vont revenir constamment
Quelque chose a déjà été comptabilisé
Mais tout ou partie de l’opération concerne l’exercice suivant.
On rencontrera notamment :
- les charges constatées d’avance ;
- les produits constatés d’avance.
Quelque chose concerne déjà l’exercice
Mais l’opération n’a pas encore été entièrement comptabilisée à la clôture.
On rencontrera notamment :
- les factures non parvenues ;
- les factures à établir ;
- les charges à payer ;
- les produits à recevoir.
La logique à retenir
Pour chaque opération rencontrée à la clôture, nous allons progressivement apprendre à répondre à quatre questions :
- Que s’est-il réellement passé ?
- Quel exercice est concerné ?
- Qu’est-ce qui a déjà été comptabilisé ?
- Quelle écriture faut-il passer pour corriger la situation ?
Les créances nécessitent également un contrôle
La clôture ne consiste pas uniquement à rechercher des factures manquantes ou des charges enregistrées trop tôt.
L’entreprise doit également examiner si les sommes que ses clients lui doivent seront effectivement encaissées.
Un client doit encore 6 000 € à l’entreprise.
Mais il rencontre de graves difficultés financières.
La créance existe toujours, mais son recouvrement devient incertain.
La comptabilité devra prendre en compte ce risque de perte.
Créance douteuse et créance irrécouvrable
Créance douteuse
Le paiement est devenu incertain, mais l’entreprise peut encore espérer récupérer tout ou partie de la somme.
Créance irrécouvrable
La perte est considérée comme définitive : l’entreprise ne récupérera plus la somme correspondante.
Les risques doivent également être examinés
À la clôture, certaines situations peuvent entraîner une charge future probable sans que son montant ou son échéance soient encore connus avec précision.
Une entreprise est engagée dans un litige.
À la clôture, le dossier n’est pas terminé, mais les informations disponibles montrent qu’une sortie de ressources pourrait être nécessaire.
Il faudra alors examiner si les conditions de constitution d’une provision sont réunies.
Une progression volontairement étape par étape
Les travaux d’inventaire peuvent sembler compliqués lorsqu’on découvre simultanément tous les comptes de régularisation.
Nous allons donc les traiter une situation à la fois.
Ce que nous allons progressivement relier
- les pièces justificatives ;
- les comptes de charges et de produits ;
- les comptes de tiers ;
- les comptes de régularisation ;
- le journal ;
- la balance ;
- le compte de résultat ;
- le bilan.
Les travaux d’inventaire préparent la clôture
Le chapitre précédent nous a déjà permis de voir une première partie importante des opérations réalisées à la clôture :
- l’inventaire des stocks ;
- leur évaluation ;
- la variation des stocks ;
- leur éventuelle dépréciation.
Nous poursuivons maintenant cette logique avec les autres régularisations nécessaires avant l’établissement des comptes annuels.
Attention : les travaux d’inventaire ne signifient pas que les écritures enregistrées pendant l’année étaient nécessairement fausses.
Certaines écritures doivent simplement être ajustées à la date de clôture afin que chaque exercice supporte les charges et bénéficie des produits qui lui appartiennent réellement.
Le fil conducteur du chapitre
À retenir avant de commencer
- Les travaux d’inventaire sont réalisés à la clôture de l’exercice.
- Ils permettent de compléter et de régulariser les comptes.
- Une charge doit être rattachée à l’exercice qu’elle concerne réellement.
- Un produit doit également être rattaché au bon exercice.
- Une facture peut être reçue après la clôture alors que la charge appartient déjà à l’exercice.
- Une facture client peut ne pas encore être établie alors que le produit est déjà acquis à l’exercice.
- Une charge ou un produit peut avoir été enregistré trop tôt et concerner en partie l’exercice suivant.
- Les créances clients doivent être examinées pour identifier les risques de non-recouvrement.
- Certaines pertes de valeur doivent faire l’objet d’une dépréciation.
- Certains risques et obligations peuvent nécessiter une provision.
- Ces opérations préparent l’établissement de comptes annuels cohérents.
Après les cours : place à la pratique
Une fois les dix cours terminés, vous pourrez vous entraîner à identifier les différentes régularisations à partir de situations concrètes.
L’objectif sera progressivement de pouvoir lire une situation de clôture et déterminer sans indication préalable s’il s’agit d’une CCA, d’un PCA, d’une FNP, d’une FAE, d’une charge à payer, d’un produit à recevoir, d’une dépréciation ou d’une provision.