Espèces et caisse
Toutes les opérations d’une entreprise ne passent pas par son compte bancaire. Certaines ventes peuvent être encaissées en espèces et certaines petites dépenses peuvent être réglées en liquide. Ces mouvements sont suivis grâce au compte 53 — Caisse. Sa logique est simple : l’argent qui entre dans la caisse est enregistré au débit et l’argent qui en sort au crédit. Mais la caisse exige un contrôle rigoureux : le solde comptable doit correspondre à l’argent réellement présent.
- comprendre le fonctionnement du compte 53 Caisse ;
- comptabiliser une entrée d’espèces ;
- comptabiliser une sortie d’espèces ;
- comptabiliser un règlement client en espèces ;
- comptabiliser une dépense payée en espèces ;
- distinguer la caisse du compte bancaire ;
- comptabiliser un transfert entre la banque et la caisse ;
- calculer un solde de caisse ;
- comprendre pourquoi une caisse ne peut normalement pas être créditrice ;
- contrôler la caisse physique et repérer un écart.
1. Qu’appelle-t-on la caisse ?
En comptabilité, la caisse représente les espèces détenues par l’entreprise.
Il peut s’agir notamment :
- des billets ;
- des pièces ;
- des espèces reçues des clients ;
- des espèces conservées pour effectuer de petites dépenses.
Ces sommes appartiennent à la trésorerie de l’entreprise, mais elles ne se trouvent pas sur son compte bancaire.
2. Le compte 53 — Caisse
Le Plan comptable utilise la classe 5 pour les comptes financiers.
Le compte 53 — Caisse permet de suivre les mouvements d’espèces.
Compte 53 — Caisse
Entrée d’espèces → débit du compte 53.
Sortie d’espèces → crédit du compte 53.
3. Pourquoi une entrée d’espèces est-elle au débit ?
Le compte Caisse est un compte d’actif.
Comme les autres comptes d’actif :
augmentation → débit
diminution → crédit
La caisse contient 300 €.
L’entreprise reçoit 200 € en espèces.
La caisse passe à : 300 + 200 = 500 €.
Cette augmentation de 200 € est donc enregistrée au débit du compte 53.
4. Pourquoi une sortie est-elle au crédit ?
La caisse contient 500 €.
L’entreprise règle une dépense de 80 € en espèces.
La caisse devient :
500 − 80 = 420 €
La caisse diminue de 80 € : le compte 53 est donc crédité de 80 €.
5. Caisse et banque suivent la même logique
Le compte 53 Caisse et le compte 512 Banque sont tous deux des comptes de trésorerie.
| Mouvement | 53 Caisse | 512 Banque |
|---|---|---|
| La trésorerie concernée augmente | Débit | Débit |
| La trésorerie concernée diminue | Crédit | Crédit |
Réflexe
L’argent entre → débit.
L’argent sort → crédit.
6. Un client règle une créance en espèces
Un client doit 600 € à l’entreprise.
Il règle cette créance en espèces.
Deux mouvements sont à constater :
La caisse augmente
→ Débit 53 Caisse
La créance client diminue
→ Crédit 411 Clients
7. Écriture du règlement client en espèces
| Compte | Intitulé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 53 | Caisse | 600 € | — |
| 411 | Clients | — | 600 € |
Le client ne doit plus les 600 € et l’entreprise possède désormais 600 € supplémentaires en espèces.
8. Le règlement n’est pas une nouvelle vente
Comme pour un virement ou un paiement par carte, il faut distinguer la vente de son règlement.
Il ne faut pas enregistrer une deuxième fois le produit et la TVA.
Le paiement en espèces ne fait que transformer la créance client en trésorerie disponible en caisse.
9. Vente au comptant payée immédiatement en espèces
Une vente peut également être encaissée immédiatement en espèces.
Vente de marchandises : 100 € HT.
TVA : 20 €.
Le client règle immédiatement 120 € en espèces.
10. Écriture d’une vente encaissée immédiatement
| Compte | Intitulé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 53 | Caisse | 120 € | — |
| 707 | Ventes de marchandises | — | 100 € |
| 44571 | TVA collectée | — | 20 € |
Ici, la vente et son encaissement sont traités dans la même écriture.
11. Vente à crédit puis paiement en espèces
Si la vente avait été facturée auparavant, la logique serait différente.
Une créance de 1 200 € figure déjà dans le compte 411 Clients.
Le client la règle ensuite en espèces.
Débit 53 Caisse : 1 200 €
Crédit 411 Clients : 1 200 €
Deux situations à distinguer
Vente immédiatement encaissée → la vente et l’encaissement peuvent être enregistrés ensemble.
Créance déjà enregistrée → on comptabilise seulement son règlement.
12. Une dépense réglée en espèces
L’entreprise peut également utiliser l’argent de sa caisse pour effectuer certaines dépenses.
L’entreprise achète des fournitures pour 60 € TTC, dont 10 € de TVA dans l’exemple.
Le paiement est effectué immédiatement en espèces.
13. Écriture d’un achat payé immédiatement en espèces
| Compte | Intitulé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Compte de charge | Fournitures | 50 € | — |
| 44566 | TVA déductible | 10 € | — |
| 53 | Caisse | — | 60 € |
La caisse diminue de 60 € : le compte 53 est crédité.
14. Et si la dette fournisseur existe déjà ?
Si la facture a déjà été enregistrée au compte 401 Fournisseurs, il ne faut pas enregistrer de nouveau la charge.
Une dette fournisseur de 150 € est réglée en espèces.
| 401 — Fournisseurs | Débit 150 € |
| 53 — Caisse | Crédit 150 € |
15. Calculer le solde de caisse
Le solde de caisse se calcule à partir :
Solde initial + entrées − sorties
Solde initial : 400 €
Encaissements : 650 €
Décaissements : 280 €
Le solde théorique est :
400 + 650 − 280 = 770 €
La caisse devrait donc contenir 770 €.
16. Le solde comptable et la caisse physique
La particularité de la caisse est qu’elle peut être contrôlée directement.
Il suffit de compter les billets et les pièces réellement présents.
Solde comptable
Montant qui devrait se trouver dans la caisse selon les écritures.
Solde physique
Montant réellement constaté en comptant les espèces.
Objectif du contrôle
Solde comptable = espèces réellement présentes.
17. Exemple de contrôle de caisse
Solde du compte 53 : 820 €.
Comptage physique : 820 €.
820 € = 820 €
Aucun écart n’est constaté.
18. Que se passe-t-il si les deux montants diffèrent ?
Solde comptable : 820 €.
Espèces réellement présentes : 800 €.
Il existe un écart de :
820 − 800 = 20 €
Il manque donc 20 € dans la caisse par rapport à la comptabilité.
19. Un écart ne doit pas être ignoré
Lorsqu’un écart apparaît, il faut commencer par rechercher son origine.
- une vente en espèces oubliée ;
- une dépense non enregistrée ;
- une erreur de saisie ;
- un montant mal saisi ;
- une erreur lors du rendu de monnaie ;
- une opération enregistrée deux fois ;
- une erreur lors du comptage des espèces.
Il faut d’abord rechercher et comprendre l’origine de l’écart.
20. Pourquoi une caisse ne peut-elle normalement pas être créditrice ?
C’est une règle logique très importante.
Imaginons une caisse contenant 100 €.
L’entreprise ne peut pas réellement sortir 150 € de cette caisse : elle ne possède physiquement que 100 €.
La caisse représente de l’argent réellement détenu
Son solde doit donc normalement être débiteur ou nul.
Un solde créditeur signifie que la comptabilité fait apparaître davantage de sorties d’espèces que d’espèces disponibles.
21. Exemple d’une caisse anormalement créditrice
Solde initial : 200 €.
Sorties enregistrées : 260 €.
Aucune autre entrée n’a été enregistrée.
Le calcul donnerait :
200 − 260 = −60 €
Une caisse physique de −60 € n’existe pas.
Une entrée a peut-être été oubliée, une sortie a peut-être été enregistrée deux fois ou une opération a été imputée à tort en caisse.
22. Approvisionner la caisse depuis la banque
Une entreprise peut retirer de l’argent de son compte bancaire afin d’alimenter sa caisse.
L’entreprise retire 500 € de son compte bancaire pour les placer dans la caisse.
L’opération ne crée ni charge ni produit.
Elle transfère simplement de la trésorerie d’un endroit à un autre.
23. Utiliser le compte 58 pour le transfert
Comme pour les virements internes, le compte 58 — Virements internes peut servir de compte de passage.
Sortie de la banque
| 58 — Virements internes | Débit 500 € |
| 512 — Banque | Crédit 500 € |
Entrée dans la caisse
| 53 — Caisse | Débit 500 € |
| 58 — Virements internes | Crédit 500 € |
Après les deux étapes, le compte 58 est soldé.
24. Déposer les espèces à la banque
L’opération inverse est également possible.
L’entreprise peut prendre une partie des espèces présentes dans la caisse et les déposer sur son compte bancaire.
Dépôt d’espèces à la banque : 1 000 €.
Sortie de caisse
Débit 58 — Virements internes : 1 000 €
Crédit 53 — Caisse : 1 000 €
Entrée sur le compte bancaire
Débit 512 — Banque : 1 000 €
Crédit 58 — Virements internes : 1 000 €
25. Déposer de l’argent à la banque ne crée pas un produit
Lorsque 1 000 € passent de la caisse vers le compte bancaire, l’entreprise ne gagne pas 1 000 €.
Elle possédait déjà cet argent. Seul son emplacement change.
Avant : 1 000 € en caisse.
Après : 1 000 € en banque.
Variation globale de trésorerie : 0 €.
26. Retirer de l’argent de la banque ne crée pas une charge
Le raisonnement est exactement le même dans l’autre sens.
300 € sont retirés de la banque et placés dans la caisse.
Banque : −300 €
Caisse : +300 €
Trésorerie globale : inchangée.
27. Le journal de caisse
Pour assurer un suivi rigoureux, les mouvements d’espèces doivent être enregistrés de manière chronologique et justifiée.
Un suivi de caisse permet notamment de retrouver :
- la date de l’opération ;
- la nature de l’opération ;
- la référence du justificatif ;
- les entrées d’espèces ;
- les sorties d’espèces ;
- le solde de caisse.
28. Exemple de suivi de caisse
| Opération | Entrée | Sortie | Solde |
|---|---|---|---|
| Solde initial | — | — | 300 € |
| Vente encaissée | 200 € | — | 500 € |
| Achat réglé en espèces | — | 80 € | 420 € |
| Approvisionnement depuis la banque | 150 € | — | 570 € |
La caisse doit alors contenir physiquement 570 €.
29. Chaque mouvement doit être justifié
Une caisse ne doit pas fonctionner comme une simple boîte dans laquelle de l’argent entre et sort sans suivi.
Les opérations doivent pouvoir être reliées à des pièces ou éléments justificatifs :
- factures ;
- tickets ou reçus ;
- documents de vente ;
- pièces de caisse ;
- bordereaux de remise d’espèces ;
- documents relatifs aux retraits bancaires.
Objectif
À tout moment, on doit pouvoir expliquer pourquoi le montant de la caisse a augmenté ou diminué.
30. Attention au rendu de monnaie
Lors d’une vente en espèces, le montant remis par le client peut être supérieur au montant de la vente.
Montant à payer : 37 €.
Le client remet : 50 €.
Monnaie rendue : 13 €.
L’augmentation réelle de la caisse est :
50 − 13 = 37 €
La caisse augmente du montant réellement encaissé au titre de la vente, soit 37 €.
31. Les espèces ne sont pas un produit
Comme pour la banque, il ne faut pas confondre trésorerie et résultat.
Un client règle en espèces une ancienne facture de 800 €.
La caisse augmente de 800 €.
Mais aucun nouveau produit de 800 € n’est créé : le produit avait déjà été enregistré lors de la vente.
Encaissement ≠ produit
Une entrée de trésorerie n’est pas nécessairement un nouveau produit.
32. Une sortie de caisse n’est pas forcément une charge
Le raisonnement inverse est également vrai.
L’entreprise règle en espèces une dette fournisseur de 400 € déjà enregistrée.
La caisse diminue de 400 €, mais aucune nouvelle charge n’est créée.
Décaissement ≠ charge
Une sortie de trésorerie n’est pas nécessairement une nouvelle charge.
33. Contrôler régulièrement la caisse
Plus une entreprise réalise d’opérations en espèces, plus le contrôle de caisse est important.
Une méthode simple consiste à :
1 — Déterminer le solde comptable
À partir des écritures du compte 53.
2 — Compter les espèces
Billets et pièces réellement présents.
3 — Comparer les deux montants
Solde comptable contre solde physique.
4 — Rechercher les écarts
Si les montants diffèrent, identifier l’origine de la différence.
5 — Vérifier les justificatifs
Chaque entrée et chaque sortie doit pouvoir être expliquée.
34. Les erreurs les plus fréquentes
Entrée d’espèces → débit 53.
Sortie d’espèces → crédit 53.
Les espèces sont suivies dans le compte 53, les fonds déposés en banque dans le compte 512.
Si la créance client existe déjà, l’encaissement en espèces ne crée pas une deuxième vente.
Si la dette fournisseur existe déjà, le paiement en espèces ne crée pas une deuxième charge.
Une caisse physique ne peut normalement pas contenir un montant négatif. Un solde créditeur constitue donc un signal d’anomalie à rechercher.
Déplacer des espèces de la caisse vers la banque ne crée aucun revenu supplémentaire.
Le compte 53 doit être confronté aux espèces réellement détenues.
35. Cas pratique de synthèse
Au début de la journée, la caisse contient 500 €.
Pendant la journée :
• ventes encaissées en espèces :
1 200 € ;
• règlement en espèces d’une dette fournisseur :
300 € ;
• achat réglé immédiatement en espèces :
120 € ;
• dépôt d’espèces à la banque :
700 €.
Calcul du solde théorique
Solde initial : 500 €
+ encaissements : 1 200 €
− règlement fournisseur : 300 €
− achat au comptant : 120 €
− dépôt bancaire : 700 €
500 + 1 200 − 300 − 120 − 700 = 580 €
La caisse devrait contenir 580 €.
Contrôle physique
Les billets et pièces présents représentent exactement 580 €.
Conclusion
Solde comptable : 580 €.
Solde physique : 580 €.
Aucun écart de caisse.
À retenir
- Le compte 53 permet de suivre les espèces détenues par l’entreprise.
- Une entrée d’espèces débite le compte 53.
- Une sortie d’espèces crédite le compte 53.
- Un règlement client en espèces peut diminuer le compte 411 et augmenter la caisse.
- Une dépense payée immédiatement peut être enregistrée avec le compte 53 en contrepartie.
- Une facture déjà enregistrée ne doit pas être comptabilisée une seconde fois lors de son règlement.
- Le solde théorique se calcule : solde initial + entrées − sorties.
- Le solde comptable doit être comparé aux espèces réellement présentes.
- Une caisse ne peut normalement pas présenter un solde créditeur.
- Un écart de caisse doit être recherché et expliqué.
- Un transfert entre caisse et banque ne constitue ni une charge ni un produit.
- Le compte 58 peut servir de compte de passage lors des transferts entre trésoreries.
- Encaissement ne signifie pas automatiquement produit et décaissement ne signifie pas automatiquement charge.
Mini-test
Voir la réponse
Le compte 53 — Caisse.
Voir la réponse
Il est débité de 300 €, car la caisse augmente.
Voir la réponse
Il est crédité de 80 €, car la caisse diminue.
Voir la réponse
Débit 53 : 500 €
Crédit 411 : 500 €
Voir la réponse
Débit 401 : 200 €
Crédit 53 : 200 €
Voir la réponse
400 + 250 − 90 = 560 €.
Voir la réponse
700 − 680 = 20 € manquants.
Voir la réponse
Non. Une caisse représente des espèces réellement détenues. Un solde créditeur constitue normalement un signal d’anomalie à rechercher.
Voir la réponse
Non. Il s’agit d’un transfert de trésorerie : la banque diminue et la caisse augmente.
Voir la réponse
Non. L’entreprise possédait déjà cet argent. Il passe simplement de la caisse à la banque.
Voir la réponse
50 − 3 = 47 €.
Voir la réponse
600 + 900 − 250 − 400 = 850 €.
La caisse physique devrait donc contenir 850 €.
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