Gérer les achats et les fournisseurs
Acheter ne consiste pas simplement à passer une commande. Une entreprise doit identifier précisément son besoin, sélectionner le bon fournisseur, comparer les offres, négocier les conditions, suivre les commandes, contrôler les livraisons et les factures, traiter les litiges puis organiser les règlements. Ce chapitre vous apprend à maîtriser l’ensemble du cycle fournisseur.
Objectifs du chapitre
À la fin de ce chapitre, vous saurez :
- identifier et formaliser un besoin d’achat ;
- rechercher des fournisseurs adaptés ;
- définir des critères de sélection pertinents ;
- demander et comparer plusieurs devis ;
- arbitrer entre prix, qualité, délai et autres contraintes ;
- préparer, passer et suivre une commande fournisseur ;
- contrôler la conformité d’une livraison ;
- rapprocher commande, réception et facture ;
- détecter les anomalies de facturation ;
- traiter méthodiquement un litige fournisseur ;
- suivre les échéances et préparer les règlements ;
- construire un suivi fournisseur fiable et exploitable.
Le cycle des achats
La gestion des fournisseurs forme un processus continu. Une erreur au début du cycle peut avoir des conséquences plusieurs semaines plus tard lors de la réception, de la facturation ou du règlement.
L’objectif n’est donc pas uniquement d’acheter au prix le plus bas : il faut obtenir le produit ou le service adapté, au bon moment, dans les conditions prévues et avec un coût global maîtrisé.
Identifier un besoin d’achat
Déterminer ce que l’entreprise doit réellement acheter, pourquoi, en quelle quantité, pour quand et selon quelles contraintes avant de consulter des fournisseurs.
Cours 2Rechercher et sélectionner un fournisseur
Identifier des fournisseurs potentiels, vérifier leur adéquation avec le besoin et utiliser des critères objectifs pour préparer la sélection.
Cours 3Demander et comparer des devis
Formuler une demande exploitable, contrôler les propositions reçues et construire un tableau permettant de comparer réellement les offres.
Cours 4Prix, qualité, délai : arbitrer
Comprendre pourquoi l’offre la moins chère n’est pas toujours la meilleure et prendre une décision en tenant compte du coût global, de la qualité, des délais et des risques.
Cours 5Passer et suivre une commande
Transformer le choix du fournisseur en commande claire, suivre sa confirmation, ses délais et les éventuelles modifications jusqu’à la réception.
Cours 6Contrôler une livraison
Comparer ce qui a été commandé avec ce qui est réellement reçu, contrôler quantités, état et conformité et traiter immédiatement les anomalies.
Cours 7Contrôler une facture fournisseur
Rapprocher commande, réception et facture pour vérifier les prix, quantités, conditions et montants avant validation du document.
Cours 8Gérer un litige fournisseur
Identifier la cause d’un désaccord, rassembler les preuves, contacter le fournisseur, suivre la résolution et sécuriser les conséquences administratives.
Cours 9Suivre les échéances fournisseurs
Organiser les factures à payer, contrôler leurs échéances, préparer les règlements et disposer d’une vision fiable des décaissements à venir.
Un chapitre très opérationnel
Tout au long du chapitre, vous suivrez des situations proches de celles rencontrées dans une entreprise : achat de fournitures, matériel, prestations ou marchandises, comparaison de plusieurs fournisseurs, retard de livraison, quantité manquante, erreur de prix, facture sans commande, avoir attendu ou échéance à surveiller.
L’objectif est de vous placer progressivement dans la position de la personne qui doit contrôler le processus et prendre une décision, plutôt que simplement mémoriser du vocabulaire.
La logique professionnelle à maîtriser
Cette chaîne de contrôles permet de limiter les erreurs, les achats inutiles, les surcoûts, les ruptures, les doubles paiements et les litiges.
La règle des trois documents
Une grande partie du contrôle fournisseur repose sur le rapprochement de plusieurs informations.
Ce qui était prévu
Ce qui a été reçu
Ce qui est facturé
Si les trois éléments sont cohérents, la facture peut poursuivre son circuit de validation. En présence d’un écart, celui-ci doit être compris et traité avant de considérer le dossier comme normal.
Exercices du chapitre
Les exercices vous permettront de travailler sur des situations professionnelles complètes : expression du besoin, comparaison de devis, calcul du coût réel d’une offre, choix multicritère, suivi d’une commande, contrôle d’une livraison, rapprochement commande–réception–facture, traitement d’un litige et suivi des échéances fournisseurs.
Accéder aux exercices du chapitreUne bonne gestion des achats ne consiste pas à rechercher systématiquement le prix le plus bas. Elle consiste à obtenir ce dont l’entreprise a réellement besoin, auprès d’un fournisseur adapté, au coût et dans les délais maîtrisés, puis à vérifier que ce qui est livré et facturé correspond bien à ce qui avait été convenu.